Steuerheld werden - ETL Azubi Blog


Lehrjahre sind keine Herrenjahre

Lehrjahre sind keine Herrenjahre

Vielleicht hast du schon die Erfahrung gemacht, dass du hin und wieder Aufgaben erledigst, die dir wenig Freude bereiten. Vielleicht bist du nach einem langen Bürotag schonmal auf dem Sofa zusammengesackt und hast gegenüber deiner Familie dein Leid geklagt. Und dann kam er. Der Spruch, den jeder Azubi irgendwann einmal hört und der dir in den Ausbildungsjahren das ein oder andere Mal über den Weg laufen wird:

Lehrjahre sind keine Herrenjahre!

Zu Recht bist du darüber verärgert und rollst mit den Augen. Denn aus diesem Spruch liest  oder hört man so viel raus. Er verdeutlicht, wie anstrengend und hart Lehrjahre sein können.

Dazu gehört auch, dass du eventuell Aufgaben erledigen musst, deren Sinn du nicht sofort verstehst. Dabei fühlst du dich ab und zu ungerecht behandelt. Aber lass dir eines sagen: Du bist nicht allein! Wahrscheinlich fühlt sich jeder Azubi mal fehl am Platz und mit sinnlosen Aufgaben konfrontiert. Und noch viel wichtiger: Hinter vielen vermeintlich simplen Aufgaben steckt eine größere Bedeutung.

In den letzten Jahrzehnten hat sich Gott sei Dank einiges geändert und auch wenn du nicht immer zufrieden bist, ist dieser Spruch längst nicht mehr das, was er noch vor 250 Jahren bedeutete. Heutzutage sind die meisten Kanzleien, um ihre Auszubildenden sehr bemüht und insbesondere in der ETL-Gruppe wird der Nachwuchs stark gefördert. Immerhin wachsen “gute” Azubis nicht auf Bäumen und man hat verstanden, dass man seine Lehrlinge nicht verprellen sollte.

Nichtsdestotrotz, besonders zu Beginn der Ausbildung gibt es Aufgaben, die häufig den Auszubildenden übertragen werden, weil sie auch ohne tiefe Fachkenntnis erledigen werden können. Das ist auch in Ordnung, denn irgendwie muss ja jeder mal anfangen. Und so unwichtig und trivial sind die meisten Aufgaben gar nicht. Ein geordneter Kanzleiablauf ist nur dank dieser Aufgaben möglich.

Wir haben euch nach den häufigsten Azubi-Aufgaben gefragt und das ist dabei heraus gekommen:

Kaffee kochen & Termine vorbereiten

Die Mandant*innen oder Kolleg*innen mit Kaffee zu versorgen, gehört wohl nicht nur in der Steuerberatung zu den häufigsten Azubi-Aufgaben. Manchmal mag man sich bei der Zubereitung wie ein Depp vorkommen, aber im Grunde genommen ist es eine wichtige Unterstützung der Kolleg*innen.

Steuerberater*innen sind nicht nur Expert*innen sondern auch Service-Anbieter, bei denen Kundenorientierung eine wichtige Rolle spielt. Natürlich haben Steuerfachangestellte nicht so viel Kundenkontakt (oder Mandantenkontakt) wie beispielsweise Azubis in der Gastronomie. Aber unterm Strich zählt das gleiche: Wenn sich ein*e Kund*in glücklich fühlt, bleibt er*sie länger und empfiehlt euch weiter. Und ein einfacher Kaffee kann da Wunder bewirken.

Im Grunde genommen kannst du es als Chance sehen, dich als aufmerksame*r Azubi zu beweisen, indem du nicht erst darauf wartest, bis der nächste “Kaffeeauftrag” kommt, sondern du zuvorkommend in regelmäßigen Abständen fragst, ob jemand einen frischen Kaffee haben möchte.

Einkaufen

Ob Büroartikel, Kaffee, Kekse oder was sonst noch so in Besprechungen gebraucht wird – in so einem Büro kommt so einiges zusammen, was im Alltag gebraucht und eben auch verbraucht wird. Manches wird zeitnah benötigt und da tut es dann keine Bestellung im Internet. Man stelle sich vor, das Toilettenpapier ist ausgegangen. Ganz klar, dass dieses dann recht schnell besorgt werden muss und vermutlich bist du es, der*die dann kurz losfahren darf.

Auch wenn du natürlich fachlich nichts lernst, während du bei Edeka oder Rewe an der Kasse wartest, ist diese Aufgabe selbstverständlich von großer Wichtigkeit. Auch der Ausbildungsplan der Kammer sieht vor, dass Auszubildende die Kanzleiorganisation und Prozesse kennen lernen. Und dazu gehört auch das Einkaufen.

Kopieren

Auch wenn wir alle das papierlose Büro anstreben: In einem Steuerbüro muss im Grunde genommen ständig irgendwas kopiert werden. Weil dies eine zeitraubende Tätigkeit ist, die aber keine Vorkenntnisse benötigt, werden Auszubildende gerne damit beauftragt. So können sich Vorgesetzte den wichtigen Aufgaben widmen und können sicher gehen, dass trotzdem alles erledigt wird, was erledigt werden muss.

Für dich sind die Kopierarbeiten die beste Gelegenheit, die Mandantschaft besser kennen zu lernen. Es gibt kaum eine Aufgabe, bei der du einen besseren und schnelleren Überblick darüber bekommst, welche Mandant*innen deine Kanzlei betreut.

Archivieren/Ablage

Bevor steuerliche Unterlagen vernichtet werden können, müssen sie mindestens 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Das bedeutet für deine Kanzlei, dass etliche Jahresabschlüsse, Einkommensteuererklärungen und weitere Unterlagen aufgehoben und archiviert werden müssen. Dazu müssen sie ordentlich verpackt und sortiert werden, damit man, wenn es drauf ankommt, auch nach Jahren einfach und schnell Zugriff darauf hat.

Diese Aufgabe kann zwar manchmal etwas monoton sein, gehört aber für jede*n Steuerexpert*in zu einer absoluten Grundtätigkeit, die jede*r*i beherrschen muss. Vorschriften zu den Aufbewahrungsfristen sind sogar prüfungsrelevant. Unterschätze niemals die Bedeutung eines gut organisierten Archivs.

Aktenvernichtung

Vertrauliche Mandantenunterlagen dürfen natürlich nicht einfach in den Papiermüll geschmissen werden. Schließlich muss der Datenschutz bewahrt werden, weshalb alle Unterlagen mit personenbezogenen Daten unwiederbringlich vernichtet werden.

Auch die Unterlagen aus dem Archiv, deren Jahre der Aufbewahrungspflicht abgelaufen sind, dürfen vernichtet werden. Meist ist die Arbeit am Shredder aber gar nicht unangenehm und macht sogar Spaß. Also ran an die Maschine!

Jahresabschlüsse binden

Wenn für Mandant*innen ein Jahresabschluss erstellt wird, bekommen sie in der Regel mehrere Ausführungen dieses Jahresabschlusses. Dieser muss gebunden werden, damit er ordentlich an Banken, Gesellschafter*innen und das Finanzamt weitergegeben werden kann.

Jeder, der schon einmal ein neues iPhone ausgepackt hat, kann verstehen, wie wichtig die richtige Verpackung ist. Das ganze Produkt wird dadurch aufgewertet und der Kunde fühlt sich gut dabei. In der Steuerberatung ist häufig der Jahresabschluss unser Produkt und der sollte ebenfalls angemessen “verpackt” werden.

Postbuch

Die Postbuchführung ist eine sehr verantwortungsvolle Aufgabe und wird oft an Auszubildende übertragen. Es wird notiert, wann welche Briefe ankommen und wann Briefe aus der Kanzlei verschickt werden oder wurden. Diese Aufgabe ist unglaublich wichtig, weil dadurch jeder in der Kanzlei einen Überblick über die offenen Fristen bekommt. Du solltest dabei sehr genau und konzentriert arbeiten und die chronologische Abfolge einhalten. Stell dir einfach einmal eine Kanzlei vor, in denen niemand die offenen Fristen kennt. Das Chaos wäre vorprogrammiert.

Telefondienst

Wenn Mandant*innen in der Kanzlei anrufen, bist du möglicherweise der erste Kontakt. Da du keine voll ausgebildete Steuerexpertise hast, kannst und sollst du natürlich nicht eigenständig Informationen an die Mandant*innen weitergeben. Aber du fängst sie zunächst auf, gibst ihnen das Gefühl, dass sie willkommen sind, und leitest sie an die zuständigen Sachbearbeiter*innen weiter.

Die erste Ansprechperson für die Mandanten zu sein, ist eine unglaublich wichtige Aufgabe. Für die Mandant*innen bist du die erste Person, mit der*dem sie sprechen, wenn sie euch anrufen und für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance. Weil diese Aufgabe so wichtig ist, haben wir dazu auch eine ganze Podcast-Folge aufgenommen.

Hör gerne einmal rein: Kommunikation in der Ausbildung – Telefonieren und E-Mail mit Mandanten und Finanzamt

Zusammenfassung

Zusammengefasst kann man sagen, dass der Spruch “Lehrjahre sind keine Herrenjahre” in Bezug auf die oben genannten Aufgaben vielleicht etwas überzogen ist. Die meisten der Aufgaben sind unheimlich wichtig, um im Kanzleialltag unterstützend mitzuwirken.

Mit deiner Hilfe können sich die ausgebildeten Steuerfachangestellten und die Steuerberater*innen auf die wichtigsten Dinge konzentrieren. Du hast zeitgleich die Möglichkeit, deine Leistung hervorzuheben, indem du diese Arbeiten motiviert verrichtest und du kannst viel über die Abläufe und Organisation der Kanzlei kennen lernen.

(Stand: 03.11.2021)


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